O ônus da prova nas reclamações trabalhistas – importância da prova documental e da guarda e manutenção de documentos pelo empregador

Nos processos judiciais, aquele que domina o ônus da prova, na maioria das vezes, consegue o êxito esperado. A pessoa responsável por uma determinada afirmação é também aquela que deve oferecer as provas necessárias para sustentá-la.

Observando o quanto trazido nos artigos 371 e 372, ambos do novo Código de Processo Civil, cabe ao Magistrado formar o seu convencimento com esteio nos elementos probatórios que constam dos autos.

Na esfera da Justiça do Trabalho, a Lei 13.467/2017 (“Reforma Trabalhista”) trouxe nova redação ao artigo 818 da CLT, deixando-o, de certa forma, muito próximo do quanto já aplicado pelo Código de Processo Civil (artigo 373), determinando que cabe ao reclamante o ônus da prova do fato constitutivo de seu direito e ao reclamado a demonstração da existência de fato impeditivo, modificativo ou extintivo do direito do reclamante.

Uma vez que cabe ao reclamado o ônus da prova quanto à existência de fato impeditivo, modificativo ou extintivo do direito do reclamante, a juntada de alguns documentos básicos junto de sua defesa, bem como de qualquer outro documento pertinente ao caso, torna-se praticamente obrigatória por parte do empregador.

Tendo em vista a possibilidade de inversão do ônus probandi pelo Magistrado, a apresentação dos documentos relevantes para a instrução da defesa torna-se ainda mais importante para a defesa do empregador.

Assim, por mais que a prova testemunhal tenha sua importância, especialmente na Justiça do Trabalho, a prova documental acaba trazendo maior segurança para a formação do convencimento do Julgador.

No ato da análise dos documentos apresentados pelo empregador junto de eventual prova oral produzida, pode o Magistrado impor condenações pelo simples fato de inexistir determinado documento. Por exemplo, pode haver a condenação em horas extras por ausência de cartões de ponto e/ou ausência de demonstrativos de pagamentos que comprovem o pagamento de horas extras realizadas). Ainda que se tenha conseguido uma boa prova testemunhal por parte do empregador, a ausência dos cartões de ponto de algum período e/ou demonstrativos de pagamentos, que comprovem o pagamento de horas extras realizadas, enfraquece expressivamente o arcabouço probatório da defesa.

Por isso, a formação de um arcabouço probatório documental por parte do empregador, mantido e guardado desde o início da vigência das relações de emprego que mantém com seus empregados, é medida mais que salutar.

Podem-se citar como documentos básicos, e importantes para a elaboração de defesa dos empregadores em reclamações trabalhistas: convenção coletiva de trabalho ou acordo coletivo de trabalho da categoria, contrato de trabalho, ficha de registro do empregado, aviso prévio ou pedido de demissão, termo de rescisão do contrato de trabalho com o respectivo comprovante de pagamento, aviso e recibos de férias, cartões de ponto de todo o período de trabalho com a real jornada praticada pelo(a) colaborador(a), holerites de pagamentos de todo o período trabalhado pelo(a) colaborador(a), perfil profissiográfico previdenciário e ficha/recibo de entrega de equipamentos de proteção individual para aquelas empresas que desenvolvem eventuais atividades insalubres e periculosas.

Destarte, resta inequívoca a importância da elaboração e arquivamento dos documentos básicos do(a) colaborador(a) pelo empregador, não só para fins de organização do empregador, mas também pela sua manifesta relevância na constituição de um arcabouço probatório muito mais sólido para a instrução de eventual reclamação trabalhista, considerando as regras de distribuição do ônus da prova.