A importância de se manter a documentação trabalhista organizada

A documentação trabalhista tem relevante importância dentro de uma empresa, devendo estar devidamente organizada, completa e sempre facilmente disponível, pois: (i) a qualquer momento é possível que haja fiscalização do Ministério do Trabalho; (ii) encontrar papel perdido no meio de milhares é tarefa que acaba deixando o clima organizacional tenso e improdutivo e; (iii) estamos atualmente vivenciando uma agilidade extrema da Justiça do Trabalho, na qual as audiências estão sendo agendadas dentro do próprio mês em que a ação foi distribuída.

Tais situações, natural e obrigatoriamente, levam à necessidade de obtenção rápida e segura da documentação pertinente aos empregados ou mesmo aos ex-empregados, até porque caminhar em sentido contrário, ou seja, deixar de ter documentação devidamente organizada, segura e de fácil acessibilidade, certamente significará prejuízos financeiros indesejáveis para as organizações, especialmente porque grande parte das provas em processos judiciais são documentais e, uma vez inexistentes, o cenário é de provável condenação.

Citamos como exemplo os cartões de ponto: se não juntados aos autos, principalmente quando se tratar de empresas com mais de 10 empregados, a probabilidade de condenação para o pagamento de horas extras é extremamente alta, pois sem a possibilidade de realizar a adequada prova de suas alegações de defesa em juízo, o empregador pode acabar condenado a tal pagamento.